Штатное расписание когда нужно делать. Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.

Внесение изменений в штатное расписание является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду . Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач , а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок . В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств , то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

Как уведомлять работников?

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при , так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК .

Как часто можно менять штатное расписание?

В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

• Формирование нового расписания штата.

Старое расписание берут за основу и формируют другое , внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

• В расписание штата вносятся поправки.

Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель . В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК) . Инструкция формирует порядок этого процесса.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

• указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатного расписания;
• ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание - основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
5. Реорганизационные процессы на предприятии.
6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

1. Список сокращаемых должностей.
2. Точная дата сокращения.

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.